道具の選び方i-Willink
地域クラブの会員管理——既製か自前か
地域クラブやサークルの会員管理は、機能の多さより「運営する人の手間がいちばん少ないか」で選びます。イベント向けの既製サービスと自前の仕組みの違いと、名簿を扱うときの注意を書きます。
会員管理の道具は、機能の多さではなく、運営する人の手間がいちばん少ないかで選びます。イベントで人を集めるのが主なら既製のサービス、会員を続けて管理するなら自前の仕組み。自前を選ぶなら、保守する人を先に決めます。
地域のスポーツクラブやサークル、NPO の運営は、多くがボランティアの手で回っています。会員の名簿、会費、練習やイベントの申し込みを、表計算とメッセージアプリでつないでいる団体も多いと思います。
私たちは、地域クラブや NPO のサイトづくりと保守に関わってきました。この記事は、会員管理の仕組みを相談されたときに使っている判断の軸を整理したものです。特定のサービスの優劣を決めるものではありません。
この記事の要点
- 1最初に決めるのは「主な目的がイベントの集客か、会員の継続管理か」
- 2イベント向けの既製サービスは、告知・申し込み・支払いをまとめて任せられる
- 3自前の仕組みは名簿や活動の記録を自分たちで持てるが、作ったあとの保守が要る
- 4名簿は個人情報。使う目的を決めて知らせ、見られる人と保管場所を決めておく
最初に決めるのは、主な目的
イベントで人を集めるのが主か、会員を続けて管理するのが主かで、向く道具が変わります。両方をいきなり1つで満たそうとすると、どちらも中途半端になりがちです。
| 主な目的 | 向く道具 | 理由 |
|---|---|---|
| 単発や定期のイベントで人を集める | イベント向けの既製サービス | 告知・申し込み・支払いをまとめて任せられ、参加者が毎回入れ替わっても困らない |
| 会員を続けて管理する | 自前の仕組み、または会員管理向けのサービス | 会費の状況や活動の記録を、会員ごとに積み上げられる |
| 両方 | まず主な方を1つ決め、もう一方は既存の道具でつなぐ | 最初から全部を1つにまとめると、作るのも覚えるのも重くなる |
迷ったら、今いちばん手間がかかっている作業を1つ挙げてみてください。イベントの出欠と集金なのか、会費の未納の確認なのか。その作業を楽にする道具が、最初の答えです。
イベント向けの既製サービス
Peatix や Doorkeeper のようなサービスは、イベントを立てて人を集め、申し込みと支払いを受けるところまでをまとめて任せられます。
Peatix はイベントの告知・申し込み・支払いをまとめて扱えるサービスで、Doorkeeper も勉強会やコミュニティのイベントの管理・集客・支払いを扱います。どちらも「イベントを立てて人を集める」ことに向けて作られています。
良いところは、支払いの仕組みや画面の保守を自分たちで持たなくてよいことです。運営する人は使い方を覚えれば回せますし、担当が代わっても引き継ぎやすい。一方で、会員1人ずつの会費の状況や長い活動の記録を積み上げる用途には、向かないことがあります。
自前の仕組みは、保守する人で決まる
自前の仕組みは自由に作れますが、作ったあと誰が直し続けるかで続くかどうかが決まります。保守する人が決まらないなら、既製のサービスを選ぶ方が安全です。
自前のサイトや会員ページを作ると、名簿・活動の記録・支払いの履歴を自分たちのデータとして持てます。会員向けのページも、団体に合わせて作り込めます。
ただ、私たちが実際に見てきたのは、「作ったときは良かったが、更新できる人がいなくなって止まった」という例です。ボランティアの団体では、詳しい人が抜けると、誰も直せないサイトが残ります。自前を選ぶなら、作る前に次の2つを決めておきます。
- 保守する人（団体の中か、外に頼むか）と、その人が抜けたときの引き継ぎ先
- 壊れたことに気づく方法（定期的に画面が開くかを機械で確かめ、異常のときだけ人が見る、など）
私たちが保守を請け負うサイトでは、2つ目を機械に任せ、画面が開かなくなったときだけ人が対応する形にしています。人の目だけで見張る形は、ボランティアの団体ではまず続きません。
費用は、最初と毎月で性格が違う
既製のサービスは最初の費用が小さく、利用料や手数料が続きます。自前は最初にまとまった費用がかかり、その後は保守の費用が続きます。何年使うかで、どちらが安いかが変わります。
既製のサービスは、月額や申し込みごとの手数料など、使う間ずっと費用がかかります。そのぶん、始めるときの費用は小さく済みます。
自前の仕組みは、作るときにまとまった費用がかかります。作ったあとも、サーバーの費用と、更新や不具合の対応の手間が続きます。保守を外に頼むなら、その費用も毎月かかります。
どちらが安いかは、団体の規模と、何年使うつもりかで変わります。比べるときは、3年分の合計で並べてみると判断しやすくなります。
名簿を扱うときに決めておくこと
会員の名簿は個人情報です。何に使うかを決めて会員に知らせ、誰が見られるか、どこに置くかを決めておきます。道具を選ぶ前に決めておくと、選ぶ基準にもなります。
個人情報保護委員会のガイドラインは、個人情報を扱う事業者に、使う目的をできるだけはっきり決めて本人に知らせること、漏れたりなくなったりしないよう安全のための手立てをとることを求めています。小さな団体でも、名簿を持っていれば無関係ではありません。
- 何に使うか（連絡、会費の管理、保険の加入など）を決め、入会のときに知らせる
- 名簿を見られる人を決める。役員が代わったら、見られる人も見直す
- 置き場所を1か所に決める。個人のスマートフォンや私用のメールに散らばらせない
既製のサービスを使う場合も、名簿をそのサービスに預けることになります。どこに保管され、退会した人の情報をどう消せるかを、選ぶ前に確かめておくと安心です。中小規模の組織向けには、IPA（情報処理推進機構）が情報の安全対策を自分で宣言する「SECURITY ACTION」という枠組みを案内しています。
よくある質問
小さなクラブでも、専用の道具は必要ですか？
今の表計算とメッセージアプリで困っていなければ、急ぐ必要はありません。出欠や集金、会費の確認に毎回時間がかかっているなら、その作業を楽にする道具から1つ入れるのがおすすめです。
既製のサービスと自前、どちらが安いですか？
一概には言えません。既製は最初が安く利用料が続き、自前は最初にまとまった費用がかかって保守の費用が続きます。団体の規模と使う年数で、3年分の合計を比べてみてください。
名簿をクラウドのサービスに預けても大丈夫ですか？
預ける前に、何に使うかを会員に知らせていること、どこに保管されるか、退会した人の情報を消せるかを確かめてください。見られる人を絞ることも大事です。
参考・出典
- Peatix（イベントの告知・申し込み・支払い）
- Doorkeeper（コミュニティのイベント管理・集客・支払い）
- 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（個人情報保護委員会）（使う目的の特定と通知・安全のための手立て）
- SECURITY ACTION セキュリティ対策自己宣言（IPA）（中小規模の組織向けの安全対策の枠組み）